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Mailregeln (5)
Sich der alternativen bewusst sein
e-Mails werden für zu viele Aufgaben eingesetzt. Dafür gibt es bessere Spezialisten:
- Dialog: Instant Messaging, Telefon
- Terminabstimmung: gemeinsamer Kalender
- gemeinsame Dateiablage, Koordniation: Kollaborationsplattformen (Sharepoint, o.ä.)
Niemand muss alles wissen
Nur in wirklich wichtigen Fällen sollten Sie "Allen Antworten" klicken, oder gar weitere Empfänger hinzufügen. Posteingangsserver und deren Postfächer werden somit weniger stark verstopft.
e-Mail-Austausch ist keine Echtzeit-Kommunikation
Seien Sie selbstbewusst: jemand, der Just-in-time Kommunikation von Ihnen per e-Mail einfordert, hat das Problem auf seiner Seite. Öffnen Sie das Mailprogramm per Timer oder veranlassen Sie, e-Mails nur zu bestimmten Zeiten / in bestimmten Intervallen zustellen zu lassen.
Ist mein Anliegen hier gut aufgehoben?
- Machen Sie sich kurz klar, ob eine e-Mail im jeweiligen Fall wirklich das am besten geeignete Mittel der Wahl ist!
- Nicht immer ist der Adressat hinsichtlich der Dringlichkeit eines Themas gleicher Meinung. Dann führt das "Warten" auf Antwort leicht zu Zündstoff in der Kommunikation.
Häufigster Grund: Inhaltliche Fehler
Es hat sich gezeigt, dass "schlechte" Betreffzeilen fast der Hälfte der User Probleme machen. Diese sollte immer eindeutig auf den Inhalt hinweisen. Ebenso sind lange Texte zu vermeiden, deren Inhalt u. U. mehrere Themen enthält. Der Inhalt wird damit unverständlich oder erzeugt Missverständnisse.