Zeitfresser e-Mail - Hilfe zur Selbsthilfe

am 04 November, 2013

Ein guter Freund erklärte mir zum Thema e-Mail-Management in seinem Unternehmen folgendes: «Viele meiner Kollegen beantworten aufgrund der Vielzahl von Nachrichten nur in Sonderfällen die allererste Anfrage. Erst, wenn ein zweites Mal nachgefragt wird, geht man davon aus, dass die Beantwortung eine gewisse Dringlichkeit hat. Wenn aber

innerhalb einer bestimmten Zeitspanne keine zweite Anfrage erfolgt, löscht eine Fiterregel auch die Erste.» Zugegeben: es handelt sich nicht um einen Klein- oder Mittelständler. Und auch die Kommunikationspartner liegen meist auf der Intranet-Ebene, sind also Unternehmensintern. Dort aber in den "höheren Etagen" anzutreffen. Trotzdem zeigt dieses Beispiel recht eingängig, welche Probleme und Fehler im Alltag mit dem Medium e-Mail vorherrschen. Viele Untersuchungen renomierter Unternehmen bescheinigen insbesondere Managern und Unternehmensführern einen hohen Nutzungsgrad. Mit bis zu 300 versendeten und empfangenen e-Mails sehen sich diese Personengruppen heute jeden Tag konfrontiert. Vielfach führt diese Belastung zu unerwünschten Automatismen, die im Arbeitsprozess schlimmstenfalls unproduktiv sind.

Eine Abwägung zur Entscheidung für die richtige Kommunikationsart findet dann im Einzelfall kaum noch statt. Das Online-Portal CIO.de hat in seiner Ausgabe vom 16.09.2013 die klassischen Fehlverhalten zusammengefasst: 

  • Sünde_1: Jeder kriegt alles

    CC-Hype und Dokumentationswahn

    Oft werden zum eigenen Schutz und zur Absicherung vor dritten zu viele Personen in einen Verteiler eingebunden. 

  • Sünde_2: Konfrontation scheuen

    "Vermeidungs-e-Mails"

    Bei unangenehmen und schwierigen Themen wird der "anonyme" Weg über die e-Mail gesucht. Gehen Sie davon aus, dass bei wichtigen Themen der Adressat sowieso den direkten Kontakt zu Ihnen sucht.

  • Sünde_3: Geringe Reaktionszeiten

    Just-in-time-Antworten

    Die Effizienz der Arbeit leidet extrem, wenn ich bei jedem Mail-Eingang sofort die aktuelle Tätigkeit unterbreche. Unter Umständen führt eine kurze Reaktionszeit zu noch mehr Nachrichten.

  • Sünde_4: Dialoge per eMail

    Großes Konfliktpotential

    E-Mails sind kein geeigneter Kommunikationskanal für Unterhaltungen. Besonders nicht zum Austragen von Konflikten.

  • Sünde_5: Konjunktivismus

    Zu viel Zusammenarbeit

    "In-case"-Weiterleitungen an Kollegen oder Partner verstopfen das Postfach und verschwenden so Zeit und damit Geld.

 «Der durchschnittliche Arbeitnehmer verwendet in der Schweiz 1,3h pro Tag auf die Bearbeitung von e-Mails. In dieser Zeit werden etwa 21 e-Mails erstellt und 28 e-Mails empfangen und weiter verarbeitet. Somit kommt wöchentlich leicht ein "e-Mail-Arbeitstag" zusammen.» (Quelle: www.produktive-schweiz.ch).

 

Regeln einführen und vorleben

Auswege aus diesem Dilema können nur eine klare und möglichst unternehmensweite Regelstruktur im Umgang mit e-Mails bewirken. Dabei sollte das richtige Verhalten  von der Unternehmensleitung vorgelebt werden. Denn die Effizienzsteigerung, die eine betroffene Person überhaupt noch handlungsfähig hält in der Spitze (300 e-Mails/Tag) , sorgt in der Breite in jedem Fall für Kosteneinsparungen. 

  • Regel_1: Mail Pingpong vermeiden

    Häufigster Grund: Inhaltliche Fehler

    Es hat sich gezeigt, dass "schlechte" Betreffzeilen fast der Hälfte der User Probleme machen. Diese sollte immer eindeutig auf den Inhalt hinweisen. Ebenso sind lange Texte zu vermeiden, deren Inhalt u. U. mehrere Themen enthält. Der Inhalt wird damit unverständlich oder erzeugt Missverständnisse.

     

  • Regel_2: Über den Tellerrand schauen

    Ist mein Anliegen hier gut aufgehoben?

    • Machen Sie sich kurz klar, ob eine e-Mail im jeweiligen Fall wirklich das am besten geeignete Mittel der Wahl ist!
    • Nicht immer ist der Adressat hinsichtlich der Dringlichkeit eines Themas gleicher Meinung. Dann führt das "Warten" auf Antwort leicht zu Zündstoff in der Kommunikation.
  • Regel_3: Auszeiten setzen

    e-Mail-Austausch ist keine Echtzeit-Kommunikation

    Seien Sie selbstbewusst: jemand, der Just-in-time Kommunikation von Ihnen per e-Mail einfordert, hat das Problem auf seiner Seite. Öffnen Sie das Mailprogramm per Timer oder veranlassen Sie, e-Mails nur zu bestimmten Zeiten / in bestimmten Intervallen zustellen zu lassen.

  • Regel_4:

    Niemand muss alles wissen

    Nur in wirklich wichtigen Fällen sollten Sie "Allen Antworten" klicken, oder gar weitere Empfänger hinzufügen. Posteingangsserver und deren Postfächer werden somit weniger stark verstopft.

  • Regel_5: Ich kann auch anders ...

    Sich der alternativen bewusst sein

    e-Mails werden für zu viele Aufgaben eingesetzt. Dafür gibt es bessere Spezialisten:

    • Dialog: Instant Messaging, Telefon
    • Terminabstimmung: gemeinsamer Kalender
    • gemeinsame Dateiablage, Koordniation: Kollaborationsplattformen (Sharepoint, o.ä.)

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