Zeitfresser e-Mail - Hilfe zur Selbsthilfe

am 04 November, 2013

Ein guter Freund erklärte mir zum Thema e-Mail-Management in seinem Unternehmen folgendes: «Viele meiner Kollegen beantworten aufgrund der Vielzahl von Nachrichten nur in Sonderfällen die allererste Anfrage. Erst, wenn ein zweites Mal nachgefragt wird, geht man davon aus, dass die Beantwortung eine gewisse Dringlichkeit hat. Wenn aber

innerhalb einer bestimmten Zeitspanne keine zweite Anfrage erfolgt, löscht eine Fiterregel auch die Erste.» Zugegeben: es handelt sich nicht um einen Klein- oder Mittelständler. Und auch die Kommunikationspartner liegen meist auf der Intranet-Ebene, sind also Unternehmensintern. Dort aber in den "höheren Etagen" anzutreffen. Trotzdem zeigt dieses Beispiel recht eingängig, welche Probleme und Fehler im Alltag mit dem Medium e-Mail vorherrschen. Viele Untersuchungen renomierter Unternehmen bescheinigen insbesondere Managern und Unternehmensführern einen hohen Nutzungsgrad. Mit bis zu 300 versendeten und empfangenen e-Mails sehen sich diese Personengruppen heute jeden Tag konfrontiert. Vielfach führt diese Belastung zu unerwünschten Automatismen, die im Arbeitsprozess schlimmstenfalls unproduktiv sind.

Eine Abwägung zur Entscheidung für die richtige Kommunikationsart findet dann im Einzelfall kaum noch statt. Das Online-Portal CIO.de hat in seiner Ausgabe vom 16.09.2013 die klassischen Fehlverhalten zusammengefasst: 

 «Der durchschnittliche Arbeitnehmer verwendet in der Schweiz 1,3h pro Tag auf die Bearbeitung von e-Mails. In dieser Zeit werden etwa 21 e-Mails erstellt und 28 e-Mails empfangen und weiter verarbeitet. Somit kommt wöchentlich leicht ein "e-Mail-Arbeitstag" zusammen.» (Quelle: www.produktive-schweiz.ch).

 

Regeln einführen und vorleben

Auswege aus diesem Dilema können nur eine klare und möglichst unternehmensweite Regelstruktur im Umgang mit e-Mails bewirken. Dabei sollte das richtige Verhalten  von der Unternehmensleitung vorgelebt werden. Denn die Effizienzsteigerung, die eine betroffene Person überhaupt noch handlungsfähig hält in der Spitze (300 e-Mails/Tag) , sorgt in der Breite in jedem Fall für Kosteneinsparungen. 

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